Event-PR-Agenturen

Event-PR mit einem klaren Kommunikationsziel planen

Soll eine öffentliche Veranstaltung bekannt werden, braucht sie andere Informationen als ein Rückblick für Mitarbeitende. Legen Sie zuerst fest, wen Sie ansprechen möchten und was diese Menschen erfahren sollen. Geht es um das Programm, einen besonderen Anlass oder die Vorstellung eines Künstlers? Ein konkretes Ziel hilft der PR-Agentur, passende Themen und Maßnahmen vorzuschlagen.

Nennen Sie den räumlichen Bezug und die vorhandenen Kommunikationswege. Ein lokales Kulturprogramm kann beispielsweise für andere Redaktionen interessant sein als ein Branchentreffen. Fragen Sie die Agentur, welche Zielgruppen sie mit ihrem Vorschlag erreichen möchte und warum sie diese Auswahl trifft. So können Sie den Ansatz anhand Ihres Vorhabens beurteilen.

Pressearbeit für Veranstaltungen und Künstler

Für eine Pressemitteilung braucht die Agentur bestätigte Angaben. Dazu gehören Veranstalter, Datum, Ort und die wesentlichen Inhalte des Programms. Erklären Sie, was den Anlass für die jeweiligen Leser interessant macht. Eine nachvollziehbare Geschichte gibt mehr Orientierung als eine Sammlung großer Adjektive. Aussagen über Künstler, Auszeichnungen oder besondere Leistungen sollten Sie vor der Freigabe prüfen.

Die Agentur kann je nach Auftrag geeignete Medienkontakte auswählen und Informationen aufbereiten. Redaktionen entscheiden jedoch selbst, ob und wie sie berichten. Besprechen Sie daher konkrete Arbeitsleistungen statt einer pauschalen Reichweitenzusage. Dazu können die Erstellung eines Pressetextes, der Versand an einen abgestimmten Verteiler und die Betreuung eingehender Rückfragen gehören.

Pressematerial und Eventfotos vorbereiten

Ein übersichtliches Informationspaket kann kurze Texte, Kontaktdaten und geeignete Bilder enthalten. Stimmen Sie mit Eventfotografen ab, welche Motive Sie für Ankündigung und Nachbericht benötigen. Geplante Gruppenbilder, Szenen des Programms und Aufnahmen der Atmosphäre erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Bildbeschreibungen und korrekt geschriebene Namen erleichtern später die Zuordnung.

Fragen Sie nach passenden Dateiformaten und danach, welche Nutzung der Bilder vereinbart ist. Klären Sie außerdem, wer Bildunterschriften erstellt und wer die Materialien vor der Weitergabe prüft. Bei Künstlerporträts können bereits freigegebene Pressebilder vorhanden sein. Lassen Sie sich den vorgesehenen Einsatz bestätigen, bevor die Agentur diese Dateien in ihre Kommunikation einplant.

Veröffentlichungen vor und nach dem Event abstimmen

Ein gemeinsamer Zeitplan zeigt, wann Texte, Bilder und Freigaben gebraucht werden. Berücksichtigen Sie darin Ankündigung, mögliche Erinnerungen und einen späteren Rückblick. Die Agentur sollte erfahren, wann das Programm endgültig feststeht und welche Angaben sich noch ändern können. Benennen Sie eine Person, die bestätigte Änderungen zeitnah weitergibt.

Wenn eine Eventagentur Ihre Veranstaltung plant, sollten Organisation und Kommunikation denselben Informationsstand haben. Neue Auftrittszeiten oder ein geänderter Veranstaltungsort betreffen möglicherweise mehrere Texte. Vereinbaren Sie, wer die Korrekturen beauftragt und prüft. Ein alter Programmstand sollte nicht unbemerkt in einer neuen Ankündigung weiterleben.

Medienkontakte und Gespräche vor Ort begleiten

Bei einem Pressetermin oder Interview braucht es klare Zuständigkeiten. Fragen Sie, ob die Agentur Einladungen, Rückmeldungen und die Betreuung vor Ort übernimmt. Bestimmen Sie, wer fachliche Fragen beantworten kann und wann diese Person erreichbar ist. Für Gespräche kann ein ruhiger Bereich hilfreicher sein als ein Platz direkt neben der laufenden Show.

Soll ein Gespräch auf der Bühne stattfinden, können Moderatoren den Austausch begleiten. Stimmen Sie Themen, Namen und den zeitlichen Rahmen mit allen Beteiligten ab. Der Moderator benötigt verständliche Hintergrundinformationen und sollte wissen, welche Inhalte bereits bestätigt sind. Eine vorbereitete Gesprächsführung lässt trotzdem Raum für Antworten, die erst im Austausch entstehen.

Online-Kommunikation und Auswertung vereinbaren

Texte für Website, Newsletter und soziale Medien können zum Angebot gehören, müssen es aber nicht. Legen Sie fest, welche Kanäle die Agentur betreut und wer Inhalte veröffentlicht. Bezahlte Anzeigen sind eine gesonderte Leistung, deren Budget Sie ausdrücklich abstimmen sollten. Fragen Sie außerdem, ob Bildauswahl, Kommentare oder spätere Aktualisierungen Teil des Auftrags sind.

Vereinbaren Sie, welche Ergebnisse die Agentur dokumentiert. Dazu können veröffentlichte Beiträge, bearbeitete Medienanfragen oder Zugriffe auf bestimmte Inhalte zählen. Solche Angaben helfen bei der Einordnung. Aus ihnen allein lässt sich jedoch nicht sicher ableiten, wie viele Besucher aufgrund der Kommunikation zum Event kamen. Lassen Sie sich erläutern, welche Daten vorliegen und welche Rückschlüsse daraus möglich sind.

Event-PR-Agenturen anfragen und Kosten einordnen

Der Aufwand hängt von Themenentwicklung, Textumfang, betreuten Kanälen und Begleitung vor Ort ab. Nennen Sie auf Zauberer.de Anlass, Termin, Zielgruppe und vorhandenes Material. Ergänzen Sie Budget und gewünschte Aufgaben. Weitere Unterstützung rund um das Event finden Sie unter Dienstleistungen, Service und Shops. Lassen Sie sich Leistungen, Abstimmungsrunden und Zusatzkosten im Angebot nachvollziehbar beschreiben.